Dokumentebarrierefreiheit in einem globalen multilingualen Kontext

Strategien und Produktivitätstechniken, um Dokumente in mehreren Sprachen zu prüfen und zu korrigieren, auch wenn man die Sprache nicht beherrscht

Wenn du an deine aktuellen (oder alte) Projekte zur Barrierefreiheit von Dokumenten denkst:

• Wie viele Sprachen musstest du testen oder optimieren?
• Auf welche Herausforderungen bist du dabei gestoßen?
• Hast du schon mal an einem Projekt zur Barrierefreiheit von Leichtesprache Dokumenten gearbeitet?
• Hast du deine Tricks mit deinen Kollegen und Kunden geteilt?

Hintergrund

Ich arbeite für ein globales Unternehmen mit Standorten auf der ganzen Welt. Wir haben ein globales Barrierefreiheitsteam mit Kollegen, die verschiedene Sprachen sprechen.

Wir arbeiten mit vielen Kunden zusammen, die globale Organisationen sind, und gerade erst mit der Barrierefreiheit anfangen, und wir unterstützen sie nach bestem Wissen und Gewissen.

Bei manchen Projekten dürfen wir sogar keine Plugins oder KI-Lösungen verwendet werden, und wir hatten viele Kunden, die Barrierefreiheit für PDFs nicht in ihre RfIs oder RfPs aufgenommen haben, weil sie dachten, dass sie barrierefreie PDFs einfach aus Microsoft-Produkten exportieren können.

Spoiler-Alert:
MS Word und PowerPoint exportieren keine PDF-UA Korform PDFs.

Wir lernen zusammen und miteinander. Die Barrierefreiheit von Dokumenten in großem Maßstab zu erreichen, ist keine Kleinigkeit! Deswegen müssen wir zusammenarbeiten.

Also los geht’s!

Unser Ziel: Die Welt Stück für Stück verbessern
– ein Dokument nach dem anderen.

Heute teile ich einige unserer Lösungen und Workarounds, um effizienter zu arbeiten. Das sind sicher nicht die einzigen oder vielleicht sogar die besten Lösungen für die Probleme. Wenn du also eine bessere Lösung gefunden hast, teile sie bitte mit mir!

Globales Konzern: geht Dokumente Barrierefreiheit nachhaltig?

In unserem Unternehmen arbeiten wir mit so ziemlich allem: Adobe-Produkten wie Illustrator und InDesign, Microsoft Office, Google Workspace, Apple iWork, Web, Markdown und, wenn du mich wirklich drängst, sogar mit reinen Text- oder Code-Dateien.

Für unsere Kunden kümmern wir uns viel um die Barrierefreiheit von PDF-Dateien, und wenn wir Glück haben, bekommen wir an guten Tagen die Originaldateien wie Word und PowerPoint. Wenn wir Glück haben, können wir auch zu Wir haben auch Erfahrung mit leicht lesbaren Formaten.

Wir fangen mit der Arbeit an den englischen Originaldokumenten an, während wir auf die Übersetzungen warten.

Westliche Sprachen mit lateinischem Alphabet funktionieren ziemlich gut: Das machen wir meistens in Europa und englischsprachigen Ländern. Und unsere Firmensprache ist, wie bei den meisten globalen Unternehmen, Englisch (ja, ich weiß: obwohl wir ein französisches Unternehmen sind!).

Sprachpakete Runterladen

Um Tippfehler oder Grammatik Vorschläge zu bekommen, muss das die Sprachen verfügbar haben.

Web- vs. Desktop-Version

Um in andere Sprache auf dem Desktop Dokumente zu bearbeiten, muss man die Liste von verwendete Sprachedateien runterladen. Im Web sind alle Sprachpakete per default dabei.

In der Desktop-Version musst du die Pakete runterladen und installieren.

Microsoft Support: Sprachpaketen für Office

Acrobat Font-pack spelling dictionary (64-bit-windows)

NVDA Foreign language settings (PDF Datei)

Barrierefreie Vorlagen

Wir haben barrierefreie Vorlagen, die von unserer MARCOM-Agentur (Marketing und Kommunikation) und unserem Barrierefreiheitsprogramm (mit ADS-zertifizierten Spezialisten mit langjähriger Erfahrung) genehmigt wurden.

PowerPoint:

Vorlagen verwenden

Unsere Kollegen können bei der Erstellung eines neuen Dokuments direkt eine der barrierefreien Unternehmensvorlagen auswählen, ohne nach einer Datei suchen zu müssen. Die Vorlagen werden aktualisiert und an alle Mitarbeiter weltweit verteilt.

Uns ist passiert, dass manche Kollegen eine Falsch installation hatten, und die Organisations vorlagen bei neu erstllen nicht sehen konnten… Da hilft PowerPoint nochmal aus der Unternehmensportal zu installieren.

Vorlagen für die Masterdatei

Die Masterdatei sollte alle Vorlagen und Varianten enthalten, die in den Folienvarianten verfügbar sind. Es reicht nicht aus, eine Masterdatei mit zwei Folien und dann zehn Folien mit unterschiedlichen Spalten, Elemente und Formaten zu haben, die vollständig barrierefrei sind und die Mcrosofts Barrierefreiheitsprüfung bestehen: sobald man eine neue Folie einfügt, sind nur 2 Verfügbar. wenn eine der andere 8 ausversehen gelöscht wird, ist das für „immer und ewig“ verloren.

Der PowerPoint Barrierefreiheitsprüfer prüft nur Inhalte:
also LEIDER Müssen die Master Folien manuell überprüft und verbessert werden

Manuelle Überprüfung der Masterdateien: Lesereihenfolge

Ja, ich weiß, tut mir leid, dass ich die Spielverderberin bin, aber der Barrierefreiheitsprüfer funktioniert nicht für die Master-Folien (zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels). Ich hoffe, dass unser Feedback (und das Feedback der Community für Dokumentenbarrierefreiheit) an EDAD (Microsoft Enterprise Disability Answer Desk) schnell genug umgesetzt wird!

Auf dem Windows-Desktop musst du das Lesereihenfolge Fenster öffnen und die Ebenen von der ersten bis zur letzten ordnen (erste: oben im Fenster, letzte: unten im Fenster).

Wenn du die Webversion oder einen Mac verwendest, musst du aus der Registerkarte Formformat die Option Auswahlbereich öffnen und die Ebenen von oben nach unten sortieren: Du ordnest die Ebenen nach ihrer Tiefe, was aus mir unbekannten Gründen das Gegenteil der Lesereihenfolge ist. Die erste zu lesende Ebene befindet sich unten im Fenster, die letzte zu lesende Ebene ganz oben im Fenster. Sehr verwirrend.

Verwende Überschriften- und Textkörperformate für Text

Wenn du normalen Text ohne Stile oder Schriftarten verwendest

• Wähle die visuell gestalteten Überschriften in semantischen Word-Stilen aus

Häufige Aufgaben: Quick wins

Falsche Überschriften in „echte Überschriften“ umwandeln

Herausforderung:
„Ein Aff bleibt ein Aff
– er mag König werden oder Pfaff.“

Wenn du einen Absatz fett formatierst, ihn vergrößerst und die Farbe änderst, bleibt er immer noch ein Absatz.

Lösung: Stile verwenden

Da wir die Dokumentstile beibehalten und das Erscheinungsbild der Dokumente nicht ändern müssen, haben wir angepasste semantische Stile für Überschriften erstellt.

Der beste Trick, den wir verwendet haben, ist die Wiederverwendung unserer barrierefreien Unternehmensvorlage und das Hinzufügen der Stile per Rechtsklick.

Sinnvolle Links

Herausforderung: Hier hören, hier hören, wo hören?

Wenn in denselben Dokumenten 5 Mal „Hier klicken“- und 5 Mal „Weitere Informationen“- Links vorhanden sind, ist die Link-Navigation für Nutzer von Screenreadern unbrauchbar. Menschen mit funktionierendem Sehvermögen können den blauen, unterstrichenen Text als Link interpretieren, sodass sie nach unten scrollen und alle Links im Dokument scannen können. Die Screenreader Linksmenü erstellt eine Liste aller Links. Wenn alle denselben Namen haben, schließt man das Menü (und vielleicht auch das Dokument!) und vergisst dessen Inhalt oder muss man mühsam alle Links einzeln im Kontext lesen, um herauszufinden, was genau jede „hier“ bedeutet.

Lösung: Text anpassen, um anzugeben, wohin er führt

Zum Beispiel: „Hier klicken“ in „E-Mail an uns: info@web.de“ oder „Ruf uns an unter <a href=“tel:+4991123123″>091 123 123</a>“ ändern.

Oder „Weitere Informationen“ in „Entdecke unsere Dienstleistungen“ oder „Erfahre mehr über unsere Produkte“ ändern.
Du kannst den Titel der Webseite, die sich öffnet, als Referenz verwenden.

Fehlender Alt-Text

Herausforderung: Peekaboo!

Du denkst vielleicht, dass Screenreader tolle Tools sind, die magische Dinge tun.
In gewisser Weise tun sie das auch!
Aber wenn du darauf vertraust, dass eine KI beschreibt, warum du dieses Bild und nicht ein anderes ausgewählt hast, habe ich schlechte Nachrichten: Das ist noch nicht möglich! (Lass uns nicht über die Verschwendung von Ressourcen sprechen, die mit dem Einsatz von KI verbunden ist, weil wir uns nicht die Mühe gemacht haben, den Text unserer PowerPoint-Grafik in das Alt-Textfeld zu kopieren und einzufügen …)

Wie soll ein blinder Nutzer wissen, was dein tolles Bild bedeutet, wenn du es nicht beschreibst?

Wenn man Nachhaltigkeit für wichtig findet: KI tools profitieren auch von barrierefreie Dokumente, und nutzen weniger Strom und schönen so der Umwelt. Wie? z.B. Anstatt der Sprache aus der Text zu vergleichen und zu interpretieren zu müssen, lesen die die direkt Sprache Etiketten, anstatt die inhalte im Kontext verstehen zu müssen, nutzen die die vorhandene Kopfzeile Hierarchie.

Tech for good: Win Win!

Lösung: Markiere dekorative Bilder. Beschreibe alle anderen Bilder

Du hast ein tolles Bild ausgewählt, lass es uns beschreiben!

Wählt dein Bild aus, dann öffne das Alt-Text-Fenster und voilà!

Du kannst OCR verwenden, um Text in deinen Bildern zu kopieren, wenn du den Originaltext nicht hast und keine Fehler beim Tippen riskieren möchtest. Wenn du einen Bildtext per OCR erkennen lässt: empfehle ich dir dringend, ihn von einem Menschen überprüfen zu lassen (dir selber oder jemand, die diese Sprache kann), um mögliche lustige/unangenehme Situationen zu vermeiden.

Erste echte Herausforderung: Leichtesprache Versionen von verschiedene Anbieter.

Die meisten Sprachversionen in einem Beispiel Kundenprojekt wurden in PowerPoint geliefert (Englisch, Russisch, Arabisch…) Die deutsche Leichtesprache-Version wurde aber als Word-Dokument geliefert.

In einer Tabelle.

Ja, einer Tabelle, die für das Layout verwendet wurde🫠.

Hauptaufgabe: den Inhalt aus der Tabelle herausholen

Das war die zeitaufwändigste Aufgabe. Wir haben sie gelöst, indem wir Spalten verwendet haben

wir haben Spaltenumbruch und Abschittswechseln verwendet um die Tabellarische darstellungs nachzumachen.

Dazu Absatzt Abstand um die Extra Paragraphen zu vermeiden.

Dokumente in Sprachen mit nicht lateinischen Alphabeten

Lesson learnt: Wenn nach ein paar Versuche, dein Kunde mit seinem blinden arabischen Partner redet und der sagt, dass PDFs nicht barrierefrei sind, mach dir keine Sorgen. Probier einfach diese Tricks aus:

Klick zufällig rum, um zu sehen, wie viele Schriftarten benutzt werden.

Für Leute, die nicht mit lateinischen Buchstaben schreiben, ist es echt schwierig, die Unterschiede zwischen den Schriftarten zu erkennen.

Mit etwas Übung wirst du die Glyphen erkennen, aber das dauert eine Weile.

Achte darauf, dass Überschriften und Fließtext die gleiche Schriftart haben.
In einem unserer Projekte gab es sechs verschiedene Schriftarten. Das hat bei der PDF-Konvertierung für jede Menge Probleme gesorgt. Einige Schriftarten haben mit unseren Acrobat Pro-Installationen nicht gut funktioniert und wurden vom Screenreader statt als Wörter und Sätze als einzelne zufällige Zeichen angezeigt. Optisch sah alles gleich aus.

Bei unserer Projekt hatten wir besondere Schwierigkeiten bei PDF Ligaturen mit der Fontfamilien „Arabic typesetting“ und „Calibri“, wir könnten am Anfang des Projekts nicht richtig erkennen, dass so viele verschiedene Fonts im Einsatz waren. Dann haben wir zusammen mit betroffenen Muttersprachlern gearbeitet.

Sogar der Kunde war überrascht, wie viele Schriftarten verwendet wurden, nachdem wir das Problem behoben hatten. Das war definitiv nicht beabsichtigt. Wahrscheinlich haben mehrere Übersetzer an diesem Dokument gearbeitet und jeder hat seine Lieblingsschriftart ausgewählt?

Arabische Dokumente

Die Wahl der Schriftart ist bei arabischen Dokumenten besonders wichtig.
Da die Ligaturen des schönen arabischen Alphabets sind für PDF-Tools besonders problematisch.

Also spart euch hin und her Forschung: wir empfehlen nur zwei Schriftfamilien zur verwenden: „Simplified Arabic“ oder „Times New Roman“ (auch wenn das letzteres, meiner Meinung nach ziemlich ironisch ist! Manchmal sind Barrierefreiheit und Technologie halt so).

Als Schluss ein kleines PDF Tipp

Wenn du mit NVDA am Tag-Baum arbeitest, schließ vor dem erneuten Testen das Dokument und öffne es wieder.

NVDA speichert das Dokument beim Öffnen im Cache. Wenn du also daran arbeitest und NVDA zum Lesen des Dokuments erneut aktivierst, kann es sein, dass sich nichts geändert hat. Schließ das Dokument und öffne es erneut.

Fazit: Gemeinsam lernen und verbessern

Barrierefreiheit in großem Maßstab ist komplex.

Der Austausch von Lösungen und Workarounds im Team und mit weitere Menschen mit Erfahrung ist entscheidend. Jeder Beitrag zählt – denn wir verbessern die Welt ein Dokument nach dem anderen.