Barrierefreies Dokument aus PowerPoint? Geht nicht, gibt’s nicht!

PowerPoint-Präsentationen sind aus dem Arbeits- und Universitätsalltag nicht mehr wegzudenken. Verständlich, denn sie ermöglichen eine klare Visualisierung von Ideen und Konzepten. Am Tag werden Millionen von PowerPoint-Präsentationen gestartet. Es gibt also unzählige Ersteller*innen und mindestens ebenso viele Menschen, die diese Präsentationen hören und sehen.

Viele Leute stellen ihre Präsentationsfolien im Nachhinein als eine Art Handout zur Verfügung. In unserer Checkliste haben wir alle wichtigen Schritte festgehalten, die ihr beachten müsst, um barrierefreie Präsentationsfolien zu erstellen. Mit Hilfe von axesSlide, dem Addin für PowerPoint, könnt ihr eure Folien dann mit nur einem Klick in eine barrierefreie und gesetzeskonforme PDF-Datei umwandeln.

Und was bedeutet das?

Das „barrierefrei“ bedeutet, dass der Inhalt des Dokuments von sämtlichen assistiven Technologien ausgespielt werden kann. Die bekannteste Technologie ist vermutlich der Screenreader. Hier wird der Inhalt des Dokuments für Menschen mit Sehbehinderung auditiv wiedergegeben. Dass diese assistiven Technologien, wie beispielsweise der Screenreader, alle Informationen vollständig und in der richtigen Reihenfolge ausspielen können – das ist Dokument-Barrierefreiheit. Und das passiert im „Verborgenen“ des Dokuments.

Ihr fragt euch vielleicht, was das für die PowerPoint-Präsentation bedeutet und wie sich die Barrierefreiheit das auf das Dokument auswirkt. Wir nehmen schon mal vorweg: Ihr müsst euch nicht umgewöhnen. Einem Dokument kann man die Barrierefreiheit nämlich auf den ersten Blick nicht ansehen. Viele Menschen denken, dass barrierefreie Dokumente langweilig aussehen – aber weit verfehlt!

Wenn ihr die folgenden Punkte der Checkliste beachtet und eure Präsentation dann in ein PDF konvertiert, passiert das von selbst.

Dokumenttitel

Ein aussagekräftiger Dokumenttitel ist in den Metadaten hinterlegt.

Folienmaster und Layouts

Auf dem Folienmaster und den Layouts selbst stehen nur dekorative Bilder und redundante Informationen. Gegebenenfalls wichtige Informationen werden an anderer Stelle auf einer Folie wiederholt.

Folientitel

Alle Folien haben einen aussagekräftigen, eindeutigen Folientitel.

Lesereihenfolge

Die Lesereihenfolge der Elemente auf allen Folien ist korrekt.

Textformatierung

Der Text ist korrekt formatiert. Relevante Informationen werden nicht ausschließlich durch Hervorhebungen (wie fett, kursiv, unterstrichen) vermittelt.

Listen

Listen und Aufzählungen sind mit den Listen- und Aufzählungsformaten erstellt. 

Links

Links sind korrekt eingefügt und aussagekräftig beschriftet.

Sprache

Die Hauptsprache des Dokumentes ist korrekt und Sprachwechsel sind zugewiesen.

Bilder, Formen, Diagramme, SmartArt, Gruppen usw.

Alle Bilder, Formen, Piktogramme, 3D-Modelle, SmartArt, Diagramme, Cameos und Gruppen aus mehreren Elementen haben einen aussagekräftigen Alternativtext oder sind als dekorativ markiert, wenn sie inhaltlich nicht relevant sind. Reiner Text ist nicht als Bild eingefügt.

Tabellen

Tabellen wurden mit dem Tabellenwerkzeug erstellt. Tabellen wurden nicht als Excel-Tabelle eingefügt oder aus anderen Programmen kopiert. Alle Tabellenköpfe sind korrekt zugewiesen.

Farbe und Kontrast

Relevante Informationen werden nicht ausschließlich durch Farbe vermittelt. Text und Grafiken haben ausreichende Kontrastverhältnisse. (Dieser Punkt ist nicht notwendig, um dem PDF/UA-Standard zu entsprechen, sollte aber für eine gute Zugänglichkeit dennoch beachtet werden.)

Kopf- und Fußzeilen

Foliennummern und sich wiederholende Kopf- und Fußzeilen sind als dekorativ markiert.

Platzierung der Folienelemente

Alle Elemente sind unabhängig von Animationen an der Stelle auf der Folie platziert, wo sie auch im PDF stehen sollen. Elemente außerhalb der Folie sind gelöscht, damit axesSlide die Folien korrekt verarbeiten kann.

Barrierefreiheitsprüfung

Die Barrierefreiheitsprüfung von PowerPoint zeigt keine Fehler mehr an und alle Warnungen wurden überprüft.

Hinweis: Um eine möglichst barrierefreie PowerPoint-Präsentation zu erstellen und daraus ein barrierefreies PDF mit axesSlide zu exportieren, reicht es nicht, sich auf die automatische Barrierefreiheitsprüfung von PowerPoint zu verlassen. Sie bietet eine gute Unterstützung, findet aber nicht alle Fehler.

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