Ein Erfahrungsbericht als Accessibility Consultant mit Schwerpunkt Barrierefreie Dokumente

Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung gehören digitale Dokumente für viele Menschen zum beruflichen und privaten Alltag. Zahlreiche Inhalte liegen dabei im PDF-Format vor: Ob Geschäftsbericht, amtliches Schreiben oder Rechnung – PDF-Dokumente sind weit verbreitet und ein wichtiger Baustein in der Kommunikation und Informationsvermittlung.

Doch wie können Dokumente so gestaltet werden, dass sie für Menschen mit vielfältigen Bedürfnissen gleichermaßen zugänglich und nutzbar sind? Mit diesem Thema beschäftige ich mich in meinem Beruf als Accessibility Consultant mit Schwerpunktthema Barrierefreie Dokumente.

Aufgaben und Tätigkeiten von Spezialist*innen für Barrierefreie Dokumente

5 Icons für Dokumentformate Word, PowerPoint, Excel, InDesign und PDF. Ein Pfeil führt zu einem Dokument mit Barrierefreiheits-Symbol

Der Tätigkeitsbereich von Spezialist*innen für Barrierefreie Dokumente umfasst ein breites Spektrum: Angefangen bei Barrierefreiheits-Prüfungen von Dokumenten und der barrierefreien Erstellung und Nachbearbeitung von Dokumenten in verschiedenen Formaten, bis hin zu Schulungen und der Beratung zu Produktionsabläufen für die Erstellung barrierefreier Dokumente.

Grundsätzlich benötigen Berater*innen Kenntnisse über aktuelle Normen, Richtlinien und Standards der digitalen Barrierefreiheit, sowie Fachwissen über die technischen Funktionen und Grenzen verschiedener Erstellungs- und Bearbeitungsprogramme für Dokumente. Es sollte zudem ein Verständnis dafür vorhanden sein, welches Dateiformat sich für bestimmte Inhalte, Ziele und Nutzendengruppen am besten eignet.

Die Erstellung barrierefreier und inklusiver Inhalte in Dokumenten

4 Symbole für Sehbeeinträchtigung, Nutzung von Braillezeilen, kognitive und motorische Einschränkungen umgeben ein Dokument mit Barrierefreiheits-Symbol

In der Beratung geht es oft erst einmal darum, aufzuzeigen, welche Funktionen in Erstellungsprogrammen genutzt werden können, um ein Dokument technisch zugänglich gestalten zu können.

Barrieren können jedoch schon bei der Konzeption des Dokuments und durch dessen Inhalte entstehen. Zugangshindernisse werden meist nicht mit Absicht, sondern aus Unwissenheit erschaffen, indem sprachliche oder gestalterische Hürden bei der Erstellung der Inhalte nicht mitgedacht werden. In meinem Alltag erhalte ich beispielsweise oft Dokumente, die bereits ins PDF-Format exportiert wurden. Diese Dokumente können technisch nachbearbeitet werden, die Wahrscheinlichkeit, Nutzendengruppen auszuschließen, erhöht sich jedoch, wenn Barrierefreiheit erst am Ende des Prozesses „ergänzt“ werden soll. 

Bei der Erstellung von Dokumenten sollten von Anfang an barrierefreie und inklusive Anforderungen berücksichtigt werden. Jede Person kann permanent, temporär oder situativ von der Nutzung eines Produkts ausgeschlossen werden, daher sollte auf eine möglichst breite Anwendbarkeit für Menschen in unterschiedlichen Nutzungssituationen geachtet werden. Das Verständnis dafür, wie Menschen mit Behinderung Inhalte wahrnehmen und erschließen und welche Anforderungen sich daraus ergeben, kann zu einer erhöhten Nutzungsfreundlichkeit und einem verbesserten Zugang für Alle führen.

Spezialist*innen für Barrierefreie Dokumente können durch Beratung, Sensibilisierung, Schulungen, Leitfäden und Checklisten eine Grundlage dafür schaffen, um nachhaltige und effiziente Prozesse für die Erstellung von barrierefreien und inklusiven Inhalten in Dokumenten anzustoßen.

IAAP-Zertifizierung Accessible Document Specialist (ADS)

Die International Association of Accessibility Professionals (IAAP) ist ein internationaler Fachverband und bietet Barrierefreiheitsexpert*innen und „allen am Thema digitale Barrierefreiheit Interessierten die Möglichkeit, sich zu vernetzen, weiterzubilden und zu zertifizieren“ (IAAP D-A-C-H).
Materna Information & Communications SE ist seit Februar 2024 Organisationsmitglied der deutschsprachigen Niederlassung IAAP D-A-C-H und lässt alle Mitarbeitende des Competence Centers Digitale Barrierefreiheit zertifizieren. Die Zertifizierungen der IAAP bieten die Möglichkeit, Kompetenzen im Bereich Barrierefreiheit messbar zu machen und ein gewisses Maß an Engagement nachweisen zu können.

Ich habe in diesem Rahmen die IAAP-Zertifizierung zum Accessible Document Specialist (ADS) abgelegt. Diese Zertifizierung ist für Personen geeignet, die mindestens 1 bis 2 Jahre Berufserfahrung im Bereich Dokument-Barrierefreiheit gesammelt haben. Zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels wurde die ADS-Prüfung nicht auf Deutsch angeboten. Die Prüfung geht über 2 Stunden und umfasst 75 Multiple Choice-Fragen. Personen, deren Muttersprache nicht Englisch ist, können eine zusätzliche Stunde Bearbeitungszeit beantragen. Die Zertifizierung gilt 3 Jahre und kann durch Weiterbildung und Weitergabe von Wissen aufrechterhalten werden.

Für mich hat sich bereits die Vorbereitung auf die ADS-Prüfung gelohnt, denn ich konnte mein Wissen vertiefen und ausbauen und sofort in der Praxis anwenden. Zur Wissensauffrischung kann ich den IAAP Online-Kurs Document Accessibility Overview empfehlen.

Für den Einstieg in das Thema Barrierefreie Dokumente würde ich empfehlen, den ADS-Syllabus (PDF) zu lesen, um einen Überblick über die grundlegenden Kenntnisbereiche dieser Spezialisierung zu erhalten.

Ausblick: Dokument-BarrierefreiheitHerausforderung und Chance

Schematische Darstellung von gesellschaftlicher Exklusion, Integration, Inklusion

Öffentliche Stellen in Deutschland sind seit geraumer Zeit gesetzlich dazu verpflichtet, Webseiten, mobile Anwendungen und Dokumente barrierefrei anzubieten. Der erste Monitoring-Bericht über den Stand der Umsetzung digitaler Barrierefreiheit im öffentlichen Bereich von 2021 (BFIT-Bund) informierte darüber, dass nur 9% der geprüften PDF-Dokumente barrierefrei waren. Das Ergebnis zeigt, dass hier ein hoher Handlungsbedarf besteht. Die Umsetzung von Dokument-Barrierefreiheit ein herausforderndes Thema. Barrierefreiheit ist kein Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess, der ganzheitlich gedacht und grundlegend verankert werden sollte.

Mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), das 2025 in Kraft tritt, wird die Lücke zur Privatwirtschaft geschlossen. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz verpflichtet Unternehmen dazu, bestimmte Produkte und Dienstleistungen, als auch dazugehörige Informationen und Dokumentationen, barrierefrei anzubieten. Barrierefreie Dokumente bieten viele wirtschaftliche Vorteile wie die Erhöhung der Marktreichweite, eine optimierte Auffindbarkeit durch Suchmaschinen und das Sichern von Wettbewerbsvorteilen gegenüber der Konkurrenz. 

Die Relevanz des Themas Dokument-Barrierefreiheit wird zukünftig nicht nur aufgrund neuer gesetzlicher Rahmenbedingungen zunehmen: Im Hinblick darauf, dass Behinderungen meist mit zunehmendem Alter auftreten und Arbeitnehmer*innen immer später in Rente gehen, handeln Unternehmen zukunftsorientiert, wenn die Vorteile digitaler Barrierefreiheit frühzeitig erkannt und in interne Arbeitsprozesse integriert werden. Die Umsetzung von Dokument-Barrierefreiheit in Unternehmen stellt dabei einen Teilaspekt der Strategie dar, dem demografischen Wandel mit sozialer Verantwortung zu begegnen. 

Wenn Inklusion als bedeutsames Zukunftsthema betrachtet wird und Barrierefreiheit als Qualitätsmerkmal eines guten Produkts, können Herausforderungen als Chance verstanden werden: Es können Strategien entwickelt werden, um für Unternehmen und Nutzende gleichermaßen nachhaltige und innovative Lösungen zu finden, die einen Mehrwert für Alle schaffen.

Fazit

Angesichts neuer Gesetzesanforderungen und wirtschaftlicher Herausforderungen wie dem demografischen Wandel und steigenden Wettbewerbsdruck werden zukünftig verstärkt Fachkräfte benötigt, die die Kompetenz mit sich bringen, digitale Medien barrierefrei gestalten zu können.

Ich hoffe, dass sich das Bewusstsein für das Potenzial und den strategischen Vorteil digitaler Barrierefreiheit weiterhin verstärkt und zukunftssichere Lösungen gefunden werden, die sich an die vielfältigen Bedürfnisse der Gesellschaft anpassen.

Dokument-Barrierefreiheit erhält in meinen Augen noch nicht den Stellenwert, der wünschenswert wäre. Dabei sind barrierefreie Dokumente ein wichtiger Bestandteil digitaler Angebote, um Zugang zu Informationen zu ermöglichen und die gleichberechtigte Teilhabe am beruflichen und gesellschaftlichen Leben zu fördern.

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